Abbiamo già espresso in questo articolo quali siano gli obiettivi della Polistudio Academy: condivisione della conoscenza, innovazione della formazione, comunicazione interna con l’utilizzo di nuovi strumenti.
Oggi ci concentreremo sul descrivere il primo.
Uno dei pilastri su cui poggia un’organizzazione è senza dubbio la conoscenza, che comprende tutte le informazioni tramite cui tutte le figure aziendali interessate possano lavorare insieme.
Non sempre però tale patrimonio viene gestito in maniera organizzata ed è accessibile a tutti in egual modo, spingendo i collaboratori a impiegare tempo per la ricerca di dati e contenuti di cui dovrebbero essere già in possesso.
Tanto più se parliamo di conoscenza implicita, ovvero delle informazioni acquisite attraverso l’esperienza lavorativa che difficilmente si possono tramandare a tutti con un semplice passaparola. Questo tipo di informazioni sono le più difficili da acquisire poiché non è sufficiente la lettura di un documento, ma è necessaria l’esperienza diretta.
Grazie a Polistudio Academy è stato implementato il progetto del Wikipedia aziendale: il Wiki Polistudio. Il progetto ha lo scopo di attingere informazioni nello stesso momento da più fonti, mantenerle aggiornate e metterle a disposizione di tutti rendendole fruibili e consultabili rapidamente.
I flussi di lavoro classici con gli innumerevoli documenti singoli iniziano a cedere quindi il posto a una rete di conoscenze costantemente aggiornata e ampliata che, grazie all’utilizzo continuo dei collaboratori, acquisisce qualità e dimensioni sempre maggiori.
Dall’hawaiano, “wiki” significa “rapido” proprio per evidenziare la caratteristica velocità e rapidità nella condivisione delle informazioni, propria appunto del Wiki, “l’originale” mondiale che tutti conosciamo.
In termini tecnici, il Wiki è un sito Web, nel nostro caso installato sul nostro server e quindi privato, composto da documenti ipertestuali (pagine collegate ad altre, tramite link), i cui contenuti possono essere ideati e successivamente modificati da tutti coloro che vi hanno accesso, non solo da chi li ha creati.
Esso si presenta, quindi, come un’enciclopedia digitale del sapere aziendale che raccoglie in un unico luogo la conoscenza e l’esperienza delle persone che lavorano in un’organizzazione, per costruire insieme la cultura su cui si fonda, il modo di operare e la condivisione di un patrimonio di informazioni che possono facilitare il lavoro di tutti, tutti i giorni.
È uno strumento collaborativo, un “non finito” per dirlo alla Michelangelo, costruito “dalla” propria organizzazione su misura “della” propria organizzazione al fine di trasformare la conoscenza da tacita ad esplicita.
Lavori e progetti conclusi, glossari tematici, policy aziendali, procedure di lavoro, strumenti: nulla è più perduto in chissà quale cartella archiviata chissà dove e da chi.
Con il Wiki di Polistudio è possibile trovare rapidamente l’informazione necessaria al momento giusto, risparmiando tempo e migliorando la qualità del lavoro svolto.
Il Wiki aziendale permette di effettuare il passaggio da un sistema di archiviazione tassonomico ad uno folksonomico promuovendo una cultura condivisa dell’archiviazione, uniforme e organizzata in categorie, parole chiave, o tag ed evitare così la creazione di silos informativi e non comunicanti.
Ne è un esempio lampante il Wikipedia che tutti conosciamo: la famosa enciclopedia online, infatti, categorizza le informazioni attraverso l'utilizzo di parole chiavi ("voci") che vengono scelte direttamente da chi ne scrive i contenuti.
Differentemente dalla tassonomia, che utilizza una logica gerarchica per l'archiviazione delle informazioni e quindi è necessario ricordare il "luogo" dove tali informazioni sono state inserite, la classificazione folksonomica permette la ricerca tramite parole chiavi e quindi il recupero di file e documenti è completamente disgiunto dal luogo in cui sono archiviate. Per maggior chiarezza si può pensare ad un “lago” contenente tutti i documenti di una azienda, grazie la ricerca tramite parole chiave è possibile “pescare” i documenti desiderati.
Ciò si è rivelato utile soprattutto per i nuovi assunti che si sono sentiti subito partecipi e connessi, non solo con il proprio team, ma anche con l’intera azienda e hanno reperito in tempi rapidi tutte le informazioni necessarie ad intraprendere in autonomia la loro vita aziendale in Polistudio.
L’utilizzo del Wiki di Polistudio è stato infine promosso attraverso incontri periodici dedicati, i “Wiki Caffè”, in cui i colleghi, guidati dall’Academy, hanno potuto sperimentare la scrittura della loro prima pagina o l’aggiornamento delle pagine già presenti.
In un anno di sperimentazione siamo orgogliosi del risultato raggiunto: oltre 300 pagine scritte da tutti noi!
Entra virtualmente in uno dei nostri Wiki Caffè con il seguente video:
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