Whistleblowing: scatta l'adeguamento per le imprese entro il 17 dicembre 2023

Il D.Lgs. n. 24/2023, pubblicato il 16 marzo scorso, che ha dato attuazione alla direttiva Europea sul Whistleblowing, ha introdotto importanti tutele per il soggetto che denuncia illeciti (anche ambientali) consumati all’interno dell’organizzazione di appartenenza e l’adozione di strumenti idonei a segnalare eventuali violazioni di diritti fondamentali dei lavoratori.

La normativa è già in vigore dal 15 luglio per gli enti del settore pubblico, per i soggetti del settore privato che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati di 250 unità e per i soggetti che operano in settori particolari come servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, tutela dell’ambiente e della sicurezza dei trasporti.

Entro il 17 dicembre anche le aziende fra i 50 e i 249 dipendenti dovranno adeguarsi agli adempimenti previsti da tale normativa.

La nuova disciplina produce effetti dal 17 dicembre 2023 per:

• i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell'ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, fino a 249;
• i soggetti del settore privato che hanno adottato il modello 231 o intendano adottarlo.

Fino a tale data (17/12/2023), i suddetti soggetti privati che hanno adottato il modello 231 o intendano adottarlo continuano a gestire i canali di segnalazione secondo quanto previsto dal d.lgs. n. 231/2001 e cioè i canali previsti dall’art. 6, co. 2-bis, lettere a) e b), del d.lgs. n. 231/2001 introdotte dalla legge 179/2017 e quindi nella formulazione vigente prima delle modifiche apportate dal medesimo d.lgs. 24/2023.

Ad oggi risultano esclusi dall’applicazione del “Whistleblowing” i soggetti del settore privato sotto i 50 lavoratori che non hanno adottato e non intendono adottare il modello 231 e che non ricadono nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione di cui alle parti I.B e II dell’Allegato 1 al Decreto.

Cos’è il whistleblowing

Ricordiamo che per whistleblowing si intende la rilevazione spontanea da parte di un individuo, detto whistleblower, di un illecito o di un’irregolarità commessa all’interno dell’ente pubblico o privato, del quale lo stesso sia stato testimone nell’esercizio delle proprie funzioni.

Fino al 14 luglio 2023 le segnalazioni e le denunce all’autorità giudiziaria o contabile sono state disciplinate dal previgente assetto normativo e regolamentare previsto per le pubbliche amministrazioni e per i soggetti privati (d.lgs.190/2012, c.d. “Legge Severino”).

In realtà, il whistleblowing era previsto per le aziende in possesso di modello organizzativo 231/01 tramite la Legge 179/2017 che, regolamentando la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità in ambito pubblico e privato, con riguardo al settore privato, aveva imposto solo alle organizzazioni che, volontariamente, avessero scelto di adottare i modelli organizzativi previsti dal Decreto 231, l'obbligo di implementazione.

Dal 15 luglio, con il d.lgs. 24/2023, attuativo della direttiva europea 2019/1937, sono entrate in vigore le nuove regole per l’applicazione della nuova normativa sul whistleblowing al fine di dare tutte le tutele riconosciute ai segnalanti.

Whistleblowing: gli adempimenti da effettuare entro il 17 dicembre 2023

Il 17 dicembre scatta l’obbligo di istituire un canale di segnalazione interna degli illeciti al fine di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e del contenuto della segnalazione, canali gestiti da personale dedicato e appositamente formato, eventualmente anche da soggetto esterno autonomo.

Tale decisione è rimessa all’autonomia organizzativa di ciascun ente, che risponde ai seguenti obblighi, nello specifico:

• Rendere disponibile un canale di segnalazione interno efficace che garantisca un ambiente di segnalazione sicuro e confidenziale per i whistleblower che decidono di denunciare attività illecite in forma scritta, anche con modalità informatiche, oppure in forma orale, attraverso linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale o incontri diretti con il gestore della segnalazione;
  

• Affidare la gestione dei canali interni ad una persona o ad un ufficio interno o ad un soggetto esterno autonomi, dedicati e con personale specificamente formato. Al riguardo ANAC ha precisato che tale soggetto debba possedere i possieda requisiti di autonomia, imparzialità ed indipendenza e sia adeguatamente formato sulla disciplina del whistleblowing (cita, dunque, a titolo di esempio gli organi di internal audit, l’Organismo di Vigilanza ex D. Lgs. 231/2001, i comitati etici);

• Adottare una procedura per regolamentare in modo preciso la gestione delle segnalazioni, prevedendo tempistiche certe (un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla presentazione della segnalazione e un riscontro sull'esito entro i successivi 3 mesi) e l'obbligo di dare un seguito diligente alle segnalazioni stesse, valutando la veridicità e la sussistenza dei fatti riportati e adottando le necessarie azioni correttive;

• Mettere a disposizione dei possibili segnalanti informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne o esterne (utilizzando il canale appositamente istituito presso l'ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione) o le divulgazioni pubbliche (tramite i mass media);

• Garantire misure di tutela per i segnalanti, consistenti in particolare nella riservatezza della loro identità – con l'esecuzione dei necessari adempimenti in materia di data protection e cyber security – e nel divieto di ritorsioni dirette e indirette nei loro confronti (ad es., art.17 comma 4, licenziamento, sospensione, retrocessione di grado o mancata promozione, demansionamento, referenze negative, intimidazioni o molestie, danni reputazionali, ecc.).
  
  Come previsto dall’art. 17, comma 2, nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni ritenuti ritorsivi, si presume che gli stessi siano stati attuati a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile. Si tratta, quindi, di una presunzione legale relativa che impone al datore di lavoro ovvero all’ente, di provare che tali condotte siano estranee alla segnalazione. 

Whistleblowing: Sanzioni per mancato adeguamento 

La mancata istituzione di un canale di segnalazione per il Whistleblowing adeguato può comportare una sanzione da 10.000 a 50.000 euro, al verificarsi delle seguenti ipotesi:

• mancata istituzione dei canali di segnalazione;
• mancata adozione delle procedure per effettuare e gestire le segnalazioni;
• adozione di procedure non conformi a quelle fissate dal D.Lgs. n. 24/2023;
• mancato svolgimento dell’attività di verifica e dell’analisi delle segnalazioni ricevute;
• comportamenti ritorsivi;
• ostacoli alla segnalazione o tentativi di ostacolarla;
• violazione dell’obbligo di riservatezza circa l’identità del segnalante.

E’ prevista anche una sanzione da 500 a 2.500 euro che ANAC può applicare al segnalante, nei cui confronti venga accertata anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave.

Whistleblowing: come adeguarsi?

È evidente, dunque, che per gli enti di piccole o medie dimensioni scelte di questo tipo comportino valutazioni approfondite, potendo risultare non di immediata risoluzione.

Data la difficoltà che l’adeguamento a tale direttiva può richiedere a piccole e medie imprese,  abbiamo creato una Procedura che funge da Linea Guida generale per disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni, compresa l’archiviazione e la successiva cancellazione sia delle segnalazioni sia della documentazione ad esse correlata.

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