Il Decreto Legislativo 231/2001 ha introdotto il concetto di Responsabilità Amministrativa in base alla quale le imprese possono essere ritenute responsabili per reati commessi dai propri dipendenti, quando questi reati generano un vantaggio per la società stessa. Per essere esonerata dalla responsabilità amministrativa, la società deve dimostrare di aver adottato ed efficacemente attuato un modello di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi.
Una recente sentenza n.1070 del Tribunale di Milano ha fornito alcuni chiarimenti sui requisiti di un modello organizzativo efficace. La sentenza si rivolge agli operatori del settore, fornendo concrete indicazioni sulle caratteristiche di idoneità ed efficace attuazione dei Modelli, aspirando ad assurgere a punto di riferimento giurisprudenziale, nelle determinazioni organizzative e di gestione d’impresa. Questo articolo esplorerà i dettagli della sentenza, analizzando le implicazioni d’interesse per le aziende e i professionisti coinvolti nella progettazione e nel controllo dei modelli organizzativi.
Cosa dice la sentenza n.1070
Il Tribunale di Milano, con sentenza n. 1070 del 22 aprile 2024, ha escluso la responsabilità 231 di una società in relazione a un'imputazione di false comunicazioni sociali (art. 25-ter d.lgs 231/01) riscontrata a seguito di una segnalazione anonima pervenuta tramite il sistema di whistleblowing, riconoscendo l'idoneità del modello organizzativo e l'elusione fraudolenta dello stesso da parte degli imputati.
I Giudici si sono concentrati sul ruolo cruciale di un Modello 231 ben strutturato, ripercorrendo il concetto di colpa di organizzazione e sottolineando l'importanza dei Protocolli di Comportamento contenenti le misure per ridurre il rischio-reato. Pertanto, con la sentenza in esame la società è stata assolta dall'accusa di false comunicazioni sociali, riconoscendo l'idoneità del suo modello organizzativo. Questo caso ha messo in luce il fenomeno del "management override", ovvero la possibilità che comportamenti fraudolenti da parte dei dirigenti possano eludere anche i modelli più adeguati. La decisione del Tribunale ha sottolineato come un modello efficace debba includere un sistema disciplinare robusto, una formazione continua del personale e un Organismo di Vigilanza (OdV) autonomo e professionale.
La sentenza, al netto di ulteriori disposizioni, rappresenta un punto di svolta significativo in quanto, oltre a decretare il definitivo superamento della logica secondo la quale un modello è sempre inidoneo per il solo fatto che un reato è stato commesso, fornisce alcune preziose indicazioni sulle modalità di costruzione di un modello organizzativo affinché possa essere considerato “idoneo” ed efficace.
Consigli e Requisiti per un Modello Organizzativo Compliance
La Parte Generale di un Modello 231 definisce la struttura e l’organizzazione del sistema di compliance aziendale e deve includere elementi essenziali ed essere personalizzata (mai standardizzata):
- Struttura organizzativa: descrive l’organizzazione e la sua struttura attraverso la mappatura delle aree di rischio e dei processi aziendali.
- Codice Etico: include i valori e i principi aziendali ai fini della prevenzione dei reati 231.
- Sistema Disciplinare: prevede sanzioni che riducono la parte variabile della retribuzione per scoraggiare comportamenti illeciti.
- Modello di Governace: descrive il modello di governance adottato, ruoli e responsabilità all’interno dell’organizzazione.
- Organismo di Vigilanza (OdV): entità autonoma incaricata di monitorare l’efficacia del modello, caratterizzata da autonomia, professionalità e continuità.
- Sistema di controllo interno: procedure e protocolli operativi, misure di controllo per prevenire i reati previsti dal D.Lgs. 231/2001.
- Attività di Informazione e Formazione: devono essere continue e non occasionali per garantire la diffusione e l’efficacia del Modello e dei Protocolli di Prevenzione
- Sistema di gestione delle segnalazioni: che consente la segnalazione anonima di illeciti, proteggendo i segnalanti (whistleblowing).
- Audit e monitoraggio
- Revisione e aggiornamento del MOG: descrive le Modalità di aggiornamento in base a cambiamenti normativi o organizzativi.
La parte speciale del Modello 231 identifica le attività più esposte al rischio reato e le misure preventive, che dovrebbe includere:
- Descrizione dei reati possibili: questo elenco deve essere in costante aggiornamento.
- Mappatura delle attività a rischio (Risk Assessment): processo che individua aree a rischio, attività sensibili, ruoli aziendali coinvolti, efficacia del sistema operativo esistente ed eventuali criticità.
- Protocolli di comportamento e procedure specifiche: definizione di protocolli operativi e procedure mirate a prevenire i reati identificati .
- Misure di prevenzione e controllo: implementazione di misure organizzative e gestionali per prevenire il verificarsi dei reati, sistemi di controllo interno.
- Formazione e informazione: programmi di formazione specifici per il personale delle aree a rischio, comunicazione interna delle procedure e dei protocolli.
- Monitoraggio e aggiornamento: misure concrete per ridurre il rischio reato, con indicazione di un responsabile, regolamentazione del processo, e monitoraggio efficace.
L' OdV, nominato dal vertice aziendale, deve avere un budget autonomo e regolamenti dettagliati per il suo funzionamento. Le sue attività di controllo devono essere incisive, e i flussi informativi e report periodici sono fondamentali per monitorare l’efficacia del modello di prevenzione del rischio-reato.
La formazione è cruciale per l'attuazione efficace del modello. Deve essere continua e intensa, coinvolgendo tutto il personale nella comprensione delle procedure e delle regole comportamentali. L'OdV deve valutare l’adeguatezza, continuità e intensità delle attività di formazione e monitorare le infrazioni.
Il Ruolo della Formazione
Un aspetto cruciale della sentenza, a parere di chi scrive, è l'importanza della formazione per l'efficace attuazione del modello. Per essere considerato idoneo ed efficace, il modello deve essere supportato da un'intensa attività di informazione e formazione del personale. Ciò include la diffusione e comunicazione del modello e del codice etico a tutto il personale, nonché iniziative di formazione qualificate per migliorare la comprensione delle procedure e delle regole comportamentali adottate. Queste attività non devono essere occasionali, ma devono seguire criteri di continuità e intensità.
In questo contesto, l'OdV ha un ruolo centrale nelle attività di vigilanza sui processi informazione e formazione, valutando l'adeguatezza, la continuità e l'intensità di tali attività, oltre a monitorare e verificare costantemente le infrazioni.
Conclusione
Il Tribunale con la sentenza n.1040 ha evidenziato che “il contenuto sicuramente più significativo del Modello 231 è rappresentato dai protocolli di comportamento che integrano il secondo fondamentale contenuto del dovere di organizzazione che grava sugli enti, in quanto hanno come obiettivo strategico quello della ‘cautela’, cioè l’apprestamento di misure idonee a ridurre continuativamente e ragionevolmente il rischio-reato. Lo strumento per conseguire detto obiettivo è la predisposizione di un processo, di un sistema operativo che deve essere caratterizzato da’ cautele’ puntuali, concrete ed orientate sul rischio da contenere. Alla determinatezza, si deve affiancare anche l’efficace attuazione nel senso che lo strumento di prevenzione non deve risolversi in un mero supporto cartaceo che sarebbe sicuramente poco efficace sul piano applicativo”.
In definitiva, per i giudici di merito, l’aspetto che più conta ai fini del riconoscimento dell’esimente è che vi sia prova dell’effettiva attuazione dell’attività di risk assessment e della concreta implementazione del sistema di gestione e controllo, a prescindere dalla formalizzazione delle cautele nei documenti di sintesi del Modello.
La sentenza risulta particolarmente significativa in quanto fornisce indicazioni preziose su come strutturare un modello efficace, sottolineando l'importanza della valutazione dei rischi, della formazione, della vigilanza e dei sistemi di segnalazione. Le aziende devono investire in questi strumenti per garantire non solo la conformità normativa, ma anche un ambiente etico e trasparente.
Altro elemento interessante della sentenza è la centralità data ai sistemi di whistleblowing, che permettono ai dipendenti di segnalare anonimamente comportamenti illeciti. Nel caso specifico, una segnalazione anonima ha portato alla scoperta delle violazioni, dimostrando l'efficacia di tali sistemi nel contesto aziendale.
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