È sempre più chiaro ormai quando è necessario procedere con la valutazione dei fornitori che possono operare all’interno di un’azienda e che possono quindi essere coinvolti nei processi produttivi interni: tutte le figure coinvolte in riferimento alla manutenzione ordinaria e straordinaria delle sedi aziendali.
Ma come si deve comportare un’azienda quando organizza un evento aziendale? Di quali rischi tener conto? Quali documenti per qualifica fornitori servono?
Abbiamo già affrontato in questo blog il tema dei rischi interferenziali, della necessità di attuare una corretta procedura di qualifica dei fornitori che in vario modo e a vario titolo sono coinvolti nelle normali attività aziendali e ti abbiamo anche spiegato come software specifici possano aiutarti a gestire tutto nel migliore dei modi.
Elettricisti, manutentori di impianti, giardinieri, trasportatori… Tutte queste tipologie di fornitura di servizi devono essere qualificate secondo l’art 26 del D. Lgs 81/08, attraverso l’acquisizione dei documenti minimi obbligatori:
Poniamo adesso che la fornitura riguardi tutto ciò che serve per l’organizzazione e lo svolgimento di un evento aziendale. Cosa cambia? Esistono criticità specifiche in merito?
Capiamo innanzitutto cosa si intende per evento aziendale: un congresso, un meeting d’affari, un workshop, una festa interna per i dipendenti, il lancio di un nuovo prodotto… tutte quelle manifestazioni private dove il Committente è il Datore di Lavoro (DDL).
Queste tipologie di eventi possono svolgersi sia nelle sedi aziendali che in location esterne, che vengono affittate dal DDL, che quindi ha a tutti gli effetti la disponibilità giuridica dei luoghi.
Il DDL ha l’obbligo di verificare “l’idoneità tecnico-professionale delle imprese appaltatrici o dei lavoratori autonomi in relazione ai lavori, ai servizi e alle forniture da affidare in appalto o mediante contratto d’opera o di somministrazione”.
Obblighi e adempimenti sono definiti nel D. Lgs 81/08 nel Titolo I e nel Titolo IV nel caso le fasi di allestimento e disallestimento siano dei cantieri temporanei, così come definito nel D. I. 22 luglio 2014 ovvero il cosiddetto Decreto Palchi, che contiene le disposizioni che si applicano "agli spettacoli musicali, cinematografici e teatrali e alle manifestazioni fieristiche tenendo conto delle particolari esigenze connesse allo svolgimento delle relative attività".
Rientrano nella definizione, tutte le imprese che intervengono nell’organizzazione e allestimento/disallestimento dell’evento:
Oltre ai documenti citati nell’art. 26 del D. Lgs 81/08 è opportuno reperire e verificare la documentazione specifica per l’idoneità delle imprese coinvolte, in merito alla loro tipologia di prestazione.
Vediamone alcuni:
La scelta di avvalersi di fornitori qualificati e/o certificati, che garantiscono trattamento e rispetto dei diritti dei lavoratori, è inoltre un indice per ottenere le certificazioni ambientali negli eventi. Si parla quindi di eventi sostenibili.
Un evento è sostenibile quando “è ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare una eredità positiva alla comunità che lo ospita” UNEP 2009 (United Nations Environment Programme).
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Il verificarsi di un evento connesso ad un rischio interferenziale crea un enorme danno per le aziende coinvolte: sia per l’indiscutibile necessità di garantire l’incolumità dei lavoratori o delle altre persone coinvolte, sia per le successive conseguenze giuridiche ed economiche. Se non ci credi, in questo articolo abbiamo mostrato un esempio di mancato coordinamento preventivo nella valutazione dei rischi.
E se questo è vero per le normali attività di impresa, avresti mai pensato che anche organizzare un evento comportasse questo tipo di pericolo?