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Valutazione-Fornitori--come-comportarsi-in-caso-di-eventi-aziendali

È sempre più chiaro ormai quando è necessario procedere con la valutazione dei fornitori che possono operare all’interno di un’azienda e che possono quindi essere coinvolti nei processi produttivi interni: tutte le figure coinvolte in riferimento alla manutenzione ordinaria e straordinaria delle sedi aziendali.

Ma come si deve comportare un’azienda quando organizza un evento aziendale? Di quali rischi tener conto?

 

Abbiamo già affrontato in questo blog il tema dei rischi interferenziali, della necessità di attuare una corretta procedura di qualifica dei fornitori che in vario modo e a vario titolo sono coinvolti nelle normali attività aziendali e ti abbiamo anche spiegato come software specifici possano aiutarti a gestire tutto nel migliore dei modi.

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Valutazione fornitori e rischi interferenziali

Elettricisti, manutentori di impianti, giardinieri, trasportatori… Tutte queste tipologie di fornitura di servizi devono essere qualificate secondo l’art 26 del D. Lgs 81/08, attraverso l’acquisizione dei documenti minimi obbligatori:

  • certificato di iscrizione alla camera di commercio, industria e artigianato
  • autocertificazione dell’impresa appaltatrice o dei lavoratori autonomi del possesso dei requisiti di idoneità tecnico professionale, ai sensi dell’articolo 47 del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n.445.

 

Cosa si intende per evento aziendale?

Poniamo adesso che la fornitura riguardi tutto ciò che serve per l’organizzazione e lo svolgimento di un evento aziendale. Cosa cambia? Esistono criticità specifiche in merito?

Capiamo innanzitutto cosa si intende per evento aziendale: un congresso, un meeting d’affari, un workshop, una festa interna per i dipendenti, il lancio di un nuovo prodotto… tutte quelle manifestazioni private dove il Committente è il Datore di Lavoro (DDL).

Queste tipologie di eventi possono svolgersi sia nelle sedi aziendali che in location esterne, che vengono affittate dal DDL, che quindi ha a tutti gli effetti la disponibilità giuridica dei luoghi.

 

Obblighi annessi all’organizzazione di un evento aziendale

Il DDL ha l’obbligo di verificare “l’idoneità tecnico-professionale delle imprese appaltatrici o dei lavoratori autonomi in relazione ai lavori, ai servizi e alle forniture da affidare in appalto o mediante contratto d’opera o di somministrazione”.

Obblighi e adempimenti sono definiti nel D. Lgs 81/08 nel Titolo I e nel Titolo IV nel caso le fasi di allestimento e disallestimento siano dei cantieri temporanei, così come definito nel D. I. 22 luglio 2014 ovvero il cosiddetto Decreto Palchi, che contiene le disposizioni che si applicano "agli spettacoli musicali, cinematografici e teatrali e alle manifestazioni fieristiche tenendo conto delle particolari esigenze connesse allo svolgimento delle relative attività".

 

Quali fornitori possono essere coinvolti in un evento aziendale?

Rientrano nella definizione, tutte le imprese che intervengono nell’organizzazione e allestimento/disallestimento dell’evento:

  • agenzie organizzatrici di eventi
  • catering
  • allestitori/scaffolding
  • service audio/video
  • service luci
  • servizi di pulizia
  • addetti alla sicurezza
  • hostess

 

Documentazione di idoneità fornitori

Oltre ai documenti citati nell’art. 26 del D. Lgs 81/08 è opportuno reperire e verificare la documentazione specifica per l’idoneità delle imprese coinvolte, in merito alla loro tipologia di prestazione.

Vediamone alcuni:

  • documentazione HACCP per i catering
  • dichiarazione di conformità D.M. 37/08 dell'impianto elettrico per le ditte realizzatrici di impianti
  • dichiarazione CE delle attrezzature elettriche per i catering
  • attestati di formazione specifica per gli allestitori
  • dichiarazione dei requisiti prescritti di staticità nel caso di installazioni di palchi, pedane, ecc.

 

Qualifica fornitori e certificazioni ambientali

La scelta di avvalersi di fornitori qualificati e/o certificati, che garantiscono trattamento e rispetto dei diritti dei lavoratori, è inoltre un indice per ottenere le certificazioni ambientali negli eventi. Si parla quindi di eventi sostenibili.

Un evento è sostenibile quando “è ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare una eredità positiva alla comunità che lo ospita” UNEP 2009 (United Nations Environment Programme).

 

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Rischi interferenziali e software valutazione fornitori

Il verificarsi di un evento connesso ad un rischio interferenziale crea un enorme danno per le aziende coinvolte: sia per l’indiscutibile necessità di garantire l’incolumità dei lavoratori o delle altre persone coinvolte, sia per le successive conseguenze giuridiche ed economiche. Se non ci credi, in questo articolo abbiamo mostrato un esempio di mancato coordinamento preventivo nella valutazione dei rischi.

E se questo è vero per le normali attività di impresa, avresti mai pensato che anche organizzare un evento comportasse questo tipo di pericolo?

Noi ti offriamo uno strumento affidabile ed efficiente per garantire la corretta qualifica dei fornitori e il continuo monitoraggio degli stessi. Il Portale Fornitori permette la raccolta e verifica di documenti, tutto ciò in conformità alla legge e alle procedure aziendali.

 

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Silvia Milani

Scritto da   Silvia Milani

Laurea in Ingegneria Civile indirizzo strutture nel 2013 presso l’Università degli Studi di Ferrara e abilitata all’esercizio della professione dal 2014, si è occupata di calcolo strutturale e pratiche sismiche sino al 2018, anno di ingresso nel team di Polistudio come HS&E Technician. Attualmente si occupa della gestione del Portale Fornitori per i Clienti in ambito qualità, ambiente e sicurezza, collaborando anche nel coordinamento della sicurezza nei cantieri.

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